5 saveta kako da vodite više projekata istovremeno

21 September 2017

Kao i svi ljudi koji rade na nekim menadžerskim ili preduzetničkim pozicijama, i ja u svakom trenutku imam bar 10 zadataka koje treba da završim, kao deo projekta ili pojedinačni projekat. Osim komunikacije sa klijentima Wannabe Magazine-a i bavljenja prodajom, menadžmenta marketing projekata, menadžmenta našeg tima u firmi, tu su i stvari koje su samo na prvi pogled manje važne, ali jednako bitne – poput pisanja bloga, posećivanja različitih vrsta događaja i građenja ličnog brenda. Zaključak je jednostavan iako sam zadatak nije – u stalnom sam žongliranju taskova, projekata i vremena!

Iako je potpuno usmeravanje fokusa na jednu stvar bolje i svakako preporučljivije, realnost za većinu preduzetnika/dizajnera/studenata je takva da projekti uglavnom zahtevaju da se na njima radi simultano.

Uspešno vođenje više projekata istovremeno, često zahteva skoro-pa-umetničko upravljanje vremenom, a upravo taj menadžment može predstavljati i razliku između toga da li će vaš biznis uspeti ili ne; ili da li ćete imati uspeha na fakultetu ili ne, a naravno može izazvati i puno stresa ako se prihvatate baš svega! Mene jako frustrira kada ne mogu da završim tokom dana sve što sam zamislila da treba da uradim.

Zato vam u ovom blog postu otkrivam 5 saveta koji mi pomažu da bolje vodim više projekata istovremeno:

1. Ispišite i isplanirajte detalje projekta

Što više detalja znate u startu, to bolje. Zapišite ih i kategorizujte bez obzira da li se radi o bitnim i ključnim informacijama ili onim malim i manje važnim, jer ćete tako imati jasniju sliku koliko će vam vremena biti potrebno za šta. Kada imate jasan pregled, napravite raspored zadataka – sve će delovati manje komplikovano i neće vas opterećivati kada je zapisano na jednom mestu i izgleda pregledno.

2. “Velikodušno” procenite koliko će vam vremena biti potrebno

Projekti uvek, uvek uzmu više vremena nego što prvobitno mislite da će vam biti potrebno – nešto iskrsne, nešto se poremeti, uleti vam neki hitni/bitni zadatak koji jednostavno ne možete da odložite. Kako biste sprečili napad panike u zadnjem minutu, uvek sebi dajte više vremena nego što će vam zapravo biti potrebno. Ukoliko završite ranije, ne samo da ćete zadiviti klijente ili saradnike, već ćete imati “mesta” da isplanirate nešto drugo.

3. Oslanjajte se na svoj planer

Planer, aplikacija, Google kalendar… Nešto morate koristiti za organizaciju vremena. Nikako se ne oslanjajte na ono “zapamtiću” – ne, garantujem vam da nećete. Svaki task mora biti zapisan i isplaniran. Poštedite sebe stresa i nerviranja i osmislite sistem organizacije vremena koji najbolje funkcioniše za vas. Ja koristim sve – i Google kalendar, i rokovnik i jedan project management tool.

4. Kategorišite svoj nedeljni raspored

Sigurno imate obaveze koje se ponavljaju iz nedelje u nedelju. Zato ponedeljkom ujutru ili još bolje, nedeljom popodne, okvirno isplanirajte i napravite “kostur” obaveza koje vas očekuju tokom te nove radne nedelje. Zabeležite one obaveze koje se ponavljaju iz nedelje u nedelju, kao recimo pisanje bloga i odmah upišite sve one evente i sastanke koje ćete imati. Na taj način imaćete bolju preglednost kolikom količinom vremena zapravo raspolažete. Meni je često izazov to što precenim sebe i to koliko mi je vremena potrebno za određene zadatke, zato je taj realan uvid u vreme jako koristan.

5. Držite se plana!

Svi saveti do sada su bili manje više jasni i isto tako relativno jednostavni za sprovođenje ili implementiranje. E sad dolazi onaj teži deo – držati se napravljenog plana! Tako je lako “odlutati” i dopustiti da vas nešto sa strane “poremeti”. Zato budite rigorozni prema sebi, “isključite se” ako je potrebno i uradite ono što ste za određeno doba dana isplanirali! Zvuči jednostavno, ali nije, a dobra stvar je da je samo stvar “vežbe” i fokusa!

O svemu ovome, ali i mnogo više saveta o organizaciji vremena, određivanja prioriteta i obaveza, mogu da saznaju i mladi koji se prijave za učešće u nacionalnom programu koji organizuje Coca-Cola HBC, a koji mladima u 10 gradova Srbije omogućava da unaprede svoje lične i profesionalne veštine, kako bi lakše došli do posla.

Program se u 2017. godini realizuje u saradnji sa Nacionalnom službom za zapošljavanje i Ministarstvom za rad, zapošljavanje, boračka i socijalna pitanja i NALED-om u 10 opština: Kovinu, Šidu, Smederevskoj Palanci, Ćupriji, Prijepolju, Novom Pazaru, Kraljevu, Aleksincu, Prokuplju i Leskovcu, a do sada radionice su održane u Ćupriji, Aleksincu, Smederevskoj Palanci, Kraljevu, a još slede i radionice u Šidu i Kraljevu.

Od septembra mlade očekuju i radionice u Prijepolju, Novom Pazaru, Kovinu, Leskovcu i Prokuplju, zato ne propustite priliku da se prijavite na sajtu http://coca-colapodrskamladima.com/

Program se sprovodi kroz trodnevne interaktivne radionice i polaznici će imati priliku da sa sertifikovanim stručnjacima unaprede svoje lične veštine i steknu praktična znanja, a deo programa se odvija i kroz digitalnu platformu, koja će putem online predavanja, radionice i brojnu literaturu mladima omogućiti dodatnu edukaciju.

Svi polaznici po završetku edukacije dobijaju sertifikat koji izdaje Coca-Cola HBC Srbija.

Autorka teksta: Nađa Jokanović